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事业单元考试:公牍写作(十三)之 函、聚会会议纪要的撰写

2013-12-05   来源:必博国际教育    编辑:平小丽

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一、函

函是公牍中唯一的平行文,行政公牍和党的机关公牍都把函列为主要文种。《国家行政机关公牍处置惩罚措施》对函的功效作如下表述:适用于不相隶属机关之间商洽事情,询问和回复问题,请求批准和回复审批事项。《中国共产党机关公牍处置惩罚条例》对函所下的界说与之相似:用于机关之间商洽事情、询问和回复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准。

1.函的特点和结构

(1)函的特点。函属于不相隶属机关之间相互往来的正式公牍,其主要特点是:第一,不受作者职权规模与级别崎岖的制约,也不受内容繁简轻重的严格限制,灵活轻便。内容也较单纯,一般一函一事。第二,由于函灵活轻便,可以广泛的应用于公务联系的各个领域、各个级别条理的机关,所以在公牍中函的使用频率高。第三,公牍是正式公牍的一种,具有法定的效用,无论是商洽公务、询问与回复问题、向有关部门请求批准,都代表着法定作者的意志与权威,转达了发文机关的决策与意图,对受文者的行为有强制性影响。

(2)函的结构。第一,标题。发文机关,事由与文种(函或复函)。第二,主送机关。第三,正文。要写明制发的凭据或理由、商洽或询问(回复)及请求批准的具体事项。结尾表达行文目的、行文要求或致意的公牍用语,如“特此函告”、“请即函复”等。第四,制发机关与成文日期。

2.撰写要求

(1)行文郑重。撰写公牍,必须使用正式公牍用纸,具备正式公牍的规范花样,拟定标题,体例发文字号,结构要完整,用语要准确,体现出正式公牍的严肃性、完整性。

(2)以简要文字,将需要商洽、询问、回复、申请、知照的事项明确、具体地交接清楚。

(3)用语谦和,考究礼节。函,应用于平行或其他不相隶属机关之间相互协商、配合与互通信息。因此,用语要考究礼节,语气应委婉得体,须要时还要使用尊称与致意性词语,忌用命令性、申饬性的词语,目的在于缔造机关之间的和谐、友好、协作的气氛。

3.种种函的撰写要点

(1)商洽公务的函。发函。应在正文中写明制发函的凭据或理由,即为什么发函,尔后陈述需要商洽的具体事项,要求观点明确,意见具体,词语得体、清楚,方便对方理解与回复,结尾处可以提出予以复函或予以尽快治理必博官网的具体要求。

复函。应针对来函的要求给予确切回复。明确讲明是否同意的意见并说明理由或提出具体的处置惩罚措施。要求用语准确、简要,以“此复”或“特此函意”结尾。

(2)询问和回复问题的函。询问问题的函,要求内容集中,只询问一个问题,以方便对方尽快回复。所询问的问题应是无据可查,确属本机关难以解决(回覆)的问题,而不要不经认真调查或思考,随意向对方提出问题,徒增对方肩负;复函,则应有问有答,针对所提问题实时予以明确回复。

(3)请求批准的函。用于向不相隶属的主管机关请求批准有关经费、人员调配、税收、营业执照、招生、专业增减、物资调拨等有关事项。撰写这种函,要求理由充实,请求批准的事项明确、具体、合理,一文一事,用语简明得体,在结尾处除讲明行文目的外还可使用一些致意性词语,态度老实、尊重,力求征得对方的支持。

二、聚会会议纪要

行政公牍和党的机关公牍,都以聚会会议纪要为主要公牍文种。最新颁布实施的《国家行政机关公牍处置惩罚措施》划定,聚会会议纪要:适用于纪录、转达聚会会议情况和议定事项。《中国共产党机关公牍处置惩罚条例》划定,聚会会议纪要:用于纪录聚会会议主要精神和议定事项。

1.特点与结构

(1)聚会会议纪要的特点。聚会会议纪要是聚会会议文件的一种,机关用以转达贯彻聚会会议主要精神与议定事项,同时用以检查聚会会议议定事项的执行情况。它的主要特点是:第一,聚会会议纪要是对聚会会议情况与议定事项的完整而系统的报道,一般制成于聚会会议后期或聚会会议结束之后,用于反映聚会会议情况与转达贯彻聚会会议的议定事情。第二,纪要中所纪录与转达的聚会会议议定事项,反映了主持单元和与会单元的配合意志与法定的权威性,因此对于有关的与会单元或下属单元具有约束力,如认为须要,有权要求受文单元遵守和执行。第三,纪要的性质取决于聚会会议的内容性质与印发聚会会议纪要的目的要求,因此它具有知照、划定、协议、指导多种性质,有汇报、交流聚会会议信息、介绍经验、指导事情及约束执行的效用。

(2)聚会会议纪要的结构。第一,标题。聚会会议名称与文种(纪要)。第二,成文日期。一般用圆括号写在标题正下方。第三,正文。用于归纳综合反映聚会会议基本情况,聚会会议讨论与决定事项及聚会会议的希望、招呼。聚会会议纪要的正文表述:首先是聚会会议基本情况。一般应写明聚会会议的凭据、目的、聚会会议名称、时间、所在、与会规模(人员)、议题、聚会会议结果等。可用归纳法叙述,也可分设若干条款,分条叙述。专题性聚会会议一般宜用归纳法叙述,比力具体地写明上述内容。一般例行办公聚会会议多接纳分条列项,写明聚会会议时间、所在、主持人、加入人即可。交流经验、交流意见的座谈会,可介绍与会者的姓名、身份聚会会议议题等。其次是聚会会议讨论、决定的问题。一般先要写对于聚会会议讨论事项的分析评价,如重要意义、结果、缺点,然后写今后事情的指导原则与具体部署或对有关事项的处置惩罚决定。对于这一部门内容的表述,如属专题性重要聚会会议,可按聚会会议讨论与议定事项内容的逻辑关系,归纳归纳综合成若干条理,每个条理用序数或小标题体现:如属座谈会纪要,可在分列若干问题之后,再按讲话的顺序划分表述:属于例会,可以按聚会会议讨论的顺序逐项叙述。再次,写聚会会议的希望、要求或招呼。

2.撰写要求

(1)以实事求是的态度真实准确地反映聚会会议的各项内容。对与会者的讲话与议定事项可归纳归纳综合、提炼或作出须要的删节,但绝不要按主观意图,随意增添内容,甚至加以歪曲或改动。对于会后事情的部署,包罗责任分工、时限要求务求准确、具体,以利转达贯彻与督促检查。对于聚会会议中泛起的重大分歧,应如实纪录反映。为了保证纪要的真实性与准确性,纪要写成后应提请聚会会议主持人审核与签发,重要聚会会议的纪要,应经与会者讨论认可。

(2)突出重点,简明精炼。应凭据聚会会议性质确定纪要的重点,对于重点部门应作详尽的论述。对于聚会会议内容应增强分析与归纳归纳综合,以便做到深入浅出,重点明确,语言简明。如对于聚会会议中发生的种种观点,应加以集中与分析鉴别,作出理论上的归纳综合,使纪要具有说理性;对聚会会议中反映出的各情况,也应认真进行分析,从中提炼出最典型、最有说服力的事例与数据并作归纳综合说明;对于聚会会议的历程与情节也应归纳综合介绍,舍弃繁琐的细枝末节。

(3) 条理明白,条理清楚。纪要的各个条理除可用分标题、序数体现外,还可使用“聚会会议决定”、“聚会会议同意”、“聚会会议听取了……并经讨论决定……”等习用词语体现。

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